Ebizz.se bjuder varje vecka på knep för att klättra på Google och sälja klimatsmarta städtjänster i Stockholm och Uppsala. Nu hör läsare av sig med nästa utmaning, ett samtal från Köpenhamn, Oslo eller Paris med en större order i sikte. Det låter lovande, tills ett mejl från kundens bank kräver notariserade bolagshandlingar och ett intyg med apostillestämpel innan pengarna kan flyttas.
Lugn, processen är enklare än den verkar. Här får du veta varför kravet finns och hur du som städentreprenör eller SEO-konsult fixar pappren på några dagar, så affären inte glider över till konkurrenten.
Varför vill en utländsk kund se en apostille?
När ett danskt byggbolag hyr in ett svenskt städföretag måste det registrera underentreprenören hos SKAT innan skatteredovisningen kan börja. Skattemyndigheten godtar inte en pdf från Bolagsverket som den är, någon måste intyga att underskriften verkligen tillhör en behörig styrelseledamot.
Samma kontroll uppstår när en fransk byrå vill ge dig administratörsbehörighet i deras Google Ads-konto, banken som håller i utbetalningarna kan kräva en fullmakt i original med apostille innan den öppnar fler valutakonton. Kort sagt litar man inte på en svensk namnteckning som om den var en lokal namnteckning, det behövs ett officiellt sigill som är känt i båda länderna.
Vad en notarius publicus egentligen gör
I Sverige är det länsstyrelsen som utser erfarna jurister till notarius publicus. Deras uppgift är att kontrollera identitet, behörighet och äkthet på en handling och sedan lägga till apostillestämpeln, en oval ruta med nummer, datum och namnteckning enligt Haagkonventionen från 1961.
När stämpeln sitter på plats behöver ingen ambassad eller utrikesdepartement komplettera dokumentet, det känner de utländska myndigheterna igen. Processen tar ofta mindre än en halvtimme om handlingen redan har tydliga originalsignaturer.
Typiska dokument
För städföretag handlar det oftast om bolagsordning, utdrag från Skatteverket om F-skattsedel och ett anställningsintyg som visar vem som leder det lokala teamet. Marknadsföringskonsulter kan behöva istället visa ett uppdragsavtal och en GDPR-fullmakt innan de får fjärråtkomst till kundens data i ett annat EU-land. Alla dokument måste skrivas under i original, kopior duger bara om notarien själv gjort dem samtidigt som stämplingen.
Så gör du – utan att förlora en arbetsdag
Börja med ett snabbt videosamtal där du och kunden prickar av exakt vilka dokument deras myndighet kräver och skriv sedan ut allt i ett svep. Nästa stopp är närmaste notarie, eller en onlinetjänst där du legitimerar dig med Bank-ID, laddar upp filerna och får dem stämplade och klara inom 24 timmar.
Alla bolagshandlingar kan ofta ordnas samma eftermiddag via www.apostille24.se. Skicka därefter originalen till kund med kurir, många banker nöjer sig med skannade kopior så länge stämpeln syns tydligt, men ha originalet redo om någon gör ett stickprov.
Fallgropar att undvika
Den vanligaste missen är att blanda svenska och engelska i samma dokument. Om en enda rad saknar översättning kan notarien vägra stämpla eftersom mottagaren kan missförstå behörigheten. Näst vanligast är att glömma firmatecknarens fullständiga namn, initialer räcker inte i Danmark och Norge.
Slutligen är det lätt att anta att en pdf räcker för apostille-beställningen, men notarien måste se bläcksignaturen eller en elektronisk underskrift med avancerad kryptering innan stämpeln kan sättas.
När stämpeln sitter och uppdraget startar
När kunden hör av sig och meddelar att deras bank bockat av alla papper inser du att stämpel jobbet var värt varenda minut. Städlaget passerar grindarna utan krångel och marknadsföringskampanjen drar igång eftersom byråns compliance-team fått sina dokument. I det läget känns apostille-kvittot värdefullt.
Du har visat att ett litet svenskt bolag kan möta internationella krav lika smidigt som en global koncern, tack vare en kvart hos notarien och en digital beställning.
CRM system Sverige info@www.ebizz.se
Vilken CRM sytem är bäst i test?